Ryd op i delinger og rettigheder i SharePoint og OneDrive
Gamle delingslinks og bred adgang til alle gør det svært at vide, hvem der kan se hvad. Ryd op i SharePoint og OneDrive, især før I tager Copilot i brug.
Oprydning i SharePoint og OneDrive handler om at vide, hvem der kan se hvilke filer, og fjerne adgang, der ikke længere er brug for. Det gælder især gamle eksterne links og mapper, som alle i virksomheden kan åbne. Det er vigtigt i forvejen og bliver endnu vigtigere, før I tager Copilot i brug.
Hvor adgangen typisk løber løbsk
Over tid bliver der delt mange filer. Et link sendt til en kunde for to år siden kan stadig virke. En mappe, der blev delt med alle i virksomheden for at gøre det nemt, kan nu indeholde løn eller kontrakter. Websteder og teams kan have ejere, der er stoppet, så ingen føler ansvar for, hvem der har adgang.
Især tre ting er værd at kigge efter. Links af typen alle med linket, som virker for hvem som helst, der får fat i dem. Adgang for hele organisationen, ofte vist som Everyone eller alle undtagen eksterne brugere. Og websteder uden aktive ejere.
Sådan rydder I op
Start med at lave en liste over jeres SharePoint-websteder og teams, og find en ejer for hvert af dem. Ejeren er den, der kender indholdet og kan svare på, hvem der skal have adgang. Gennemgå derefter de eksterne delinger, og fjern dem, der ikke bruges. Fjern brede adgange fra mapper med følsomme oplysninger, og giv i stedet adgang til de grupper, der har brug for det.
Sæt samtidig nogle fornuftige standarder. Delingslinks kan som standard gælde for bestemte personer i stedet for alle, og eksterne links kan få en udløbsdato. Så vokser rodet ikke lige så hurtigt igen.
Derfor betyder det noget for Copilot
Microsoft 365 Copilot kan søge i og bruge alt det, den enkelte bruger har adgang til. Copilot giver ikke adgang til mere, end brugeren allerede har. Men den gør det meget nemmere at finde ting, man ikke vidste, man kunne se. En mappe med lønoplysninger, der ved en fejl er delt med alle, kan pludselig dukke op i et svar. Ryd derfor op før udrulningen, ikke bagefter.
Hvis I gerne vil have overblik over jeres delinger, kan vi lave en gennemgang sammen med jer og hjælpe med at sætte standarder, der passer til jeres måde at arbejde på.
