Delte postkasser og arkivering af mail i Microsoft 365

En delt postkasse er den bedste løsning, når flere skal læse og besvare mails til fx info@ eller faktura@. Den giver overblik og fælles historik, som videresendelse ikke kan. Mail, der skal gemmes længe, håndteres bedst med arkivering og opbevaringsregler i Exchange Online.

Delt postkasse frem for videresendelse

Mange virksomheder lader mails til en fælles adresse blive videresendt til flere personers egne indbakker. Det virker i starten, men det giver hurtigt rod. Ingen kan se, om en anden allerede har svaret. Svarene ligger i hver enkelts postkasse, og når en medarbejder stopper, forsvinder historikken med vedkommende.

En delt postkasse er en fælles indbakke, som de relevante medarbejdere får adgang til i deres egen Outlook. Alle kan se, hvad der er læst og besvaret, og svar kan sendes fra den fælles adresse. Adgangen styres centralt, så det er nemt at tilføje en ny kollega eller fjerne en, der stopper. En delt postkasse kræver normalt ikke sin egen licens, så længe den bruges som fælles indbakke og ikke til at logge ind direkte.

Arkiv til mail, der skal gemmes

Nogle mails skal gemmes i mange år. Det kan fx være mails, der indgår i jeres regnskab, hvor bogføringsloven kræver, at materialet opbevares i fem år. Andre gange er det kontrakter eller korrespondance, I selv ønsker at kunne finde frem til.

Exchange Online har en arkivpostkasse, hvor ældre mail automatisk kan flyttes hen. Det holder den daglige indbakke let, og mailen kan stadig findes og søges frem i Outlook. Hvor meget plads arkivet har, afhænger af jeres licens. Med Business Premium følger Exchange Online Archiving med, som giver mere plads.

Arkiv er ikke det samme som opbevaring

Et arkiv flytter mail et andet sted hen, men brugeren kan stadig slette den. Skal I sikre, at mail ikke forsvinder, skal I også sætte opbevaringsregler op. De sørger for, at mail gemmes i en fastsat periode, selv hvis nogen trykker slet. Overvej samtidig, hvad der må slettes igen, for persondata skal ikke gemmes længere end nødvendigt.

Vi hjælper gerne med at flytte fra videresendelse til delte postkasser og med at sætte arkiv og opbevaring op, så det passer til jeres behov.