Gode Teams-vaner: kanaler, chats, filer, gæster og møder

Teams fungerer bedst, når I har nogle få fælles aftaler om, hvad der skal hvor. Brug kanaler til arbejde, der angår flere, og chat til korte, personlige beskeder. Læg filer i kanalen, ikke i chatten, så alle kan finde dem igen.

Kanaler eller chat

En kanal er et fælles rum for et emne, et projekt eller en afdeling. Det, der skrives der, kan ses af alle i teamet, også dem der kommer til senere. En chat er en samtale mellem bestemte personer og passer godt til hurtige spørgsmål og aftaler.

En god tommelfingerregel er, at hvis andre kunne have brug for at vide det om en måned, hører det hjemme i en kanal. Svar i den samme tråd i stedet for at starte en ny besked, så samtalen holdes samlet.

Filer det rigtige sted

Filer, der deles i en kanal, gemmes i teamets fælles SharePoint-område. Filer, der deles i en chat, gemmes i afsenderens egen OneDrive. Stopper personen, kan filerne derfor blive svære at finde eller forsvinde. Læg derfor fælles dokumenter i kanalens filer, og del et link i stedet for en kopi. Så arbejder alle i den samme version, og I undgår mails med dokument_endelig_v3.

Gæster og møder

Gæster er personer uden for virksomheden, fx kunder eller samarbejdspartnere, der får adgang til et team. Det er praktisk, men husk, at gæsten kan se alt i de kanaler, de har adgang til. Lav gerne et særskilt team eller en privat kanal til samarbejdet. Aftal, hvem der inviterer gæster, og fjern dem igen, når projektet er slut.

Til møder er det en god vane at sende en kort dagsorden med invitationen og at holde møderne korte. Brug mødechatten til links og noter, og læg vigtige beslutninger i den relevante kanal bagefter, så de ikke kun findes i et mødereferat, som få kender til.

Skriv jeres aftaler ned på en halv side, og gennemgå dem med nye medarbejdere. Det tager kort tid og sparer meget søgen senere.

Hvis I gerne vil have hjælp til at strukturere jeres teams eller rydde op i det, der er vokset frem, tager vi gerne en snak om, hvad der passer til jer.