Licensstyring: sådan bevarer I overblikket over jeres software
Uden overblik over licenser betaler I for brugere, der er stoppet, og kan mangle licenser ved et tjek. Sådan holder I styr på software og fornyelser.
Licensstyring betyder, at I ved, hvilken software I betaler for, hvem der bruger den, og hvornår den skal fornyes. Det sparer penge på ubrugte abonnementer. Samtidig sikrer det, at I overholder licensvilkårene hos for eksempel Microsoft og Adobe.
Lav en enkel oversigt
Start med en liste over alle programmer og abonnementer. Skriv for hvert af dem, hvilken type licens det er, hvor mange I har, hvem der bruger dem, hvad de koster, og hvornår de fornyes. Et regneark er nok til at begynde med.
Kig også efter skjulte abonnementer. Det kan være programmer, som en afdeling har købt med firmakortet, eller tjenester, der er oprettet med en enkelt medarbejders mailadresse. Dem opdager man ofte først, når personen er stoppet.
Abonnementer, der kører videre
Et meget almindeligt spild er licenser, der stadig er tildelt medarbejdere, som er stoppet. Gør det til et fast punkt i jeres offboarding at fjerne licenserne eller give dem videre. I Microsoft 365 kan I se, hvilke brugere der har licens, og hvornår de sidst har været aktive.
Hold også øje med fornyelser. Mange abonnementer fornyes automatisk for et år ad gangen. Sæt en påmindelse et par måneder før, så I når at tage stilling til antal og type. Nogle årsaftaler kan nemlig ikke skrues ned midt i perioden.
Overhold licensvilkårene
Software må bruges efter bestemte regler. Nogle licenser følger brugeren, andre følger enheden. Microsoft 365 Personal og Family er for eksempel beregnet til privat brug og ikke til virksomheder. Adobe Creative Cloud til virksomheder tildeles typisk navngivne brugere, og et login må ikke deles mellem flere personer.
Leverandørerne kan bede om dokumentation for, at jeres licenser er i orden. Med en opdateret oversigt er det en lille opgave at svare. Uden den kan det tage lang tid at finde ud af, hvad I egentlig har købt.
IT NOR er Microsoft-partner og certificeret Adobe-forhandler. Vi hjælper gerne med at skabe overblik over jeres licenser og justere dem, så de passer til, hvor mange I faktisk er.
