Overblik over Microsoft 365-licenser: hvem har hvad
Mange betaler for licenser, ingen bruger, eller giver alle samme pakke. Sådan får I overblik over jeres Microsoft 365-licenser og blander planerne fornuftigt.
I får overblik over jeres Microsoft 365-licenser i Microsoft 365 Admin Center, hvor I kan se, hvilke licenser I har, og hvem de er tildelt. Kig især efter licenser, der ikke er tildelt nogen, og brugere, der er stoppet. I kan også godt blande Business Basic, Standard og Premium, så hver medarbejder får det, de har brug for.
Find ud af, hvem der har hvad
Under fakturering i Admin Center kan I se jeres licenser, hvor mange I har købt, og hvor mange der er tildelt. Herfra kan I også se, hvilke brugere der har hvilken licens. Lav gerne en simpel liste, og sammenlign den med jeres medarbejderliste. Det afslører hurtigt licenser, der hænger ved tidligere medarbejdere, eller licenser, der er købt, men aldrig tildelt.
Under rapporter kan I se, hvordan tjenesterne bliver brugt. Det kan vise, om nogen har en licens med skrivebordsprogrammer, men kun bruger mail i browseren.
Ubrugte licenser
Når en medarbejder stopper, er det almindeligt at lade kontoen stå med licensen af hensyn til mail og filer. Det er ofte unødvendigt. Postkassen kan typisk laves om til en delt postkasse, og filerne kan flyttes til en kollega, før licensen fjernes. Tjek også, hvornår jeres abonnementer fornyes, og om de er bundet i en periode. Det har betydning for, hvornår I kan skrue ned.
Bland planerne efter behov
Microsoft 365 Business findes i tre varianter, som I gerne må blande. Business Basic giver mail, Teams og fillagring, og programmerne bruges i browseren og på mobilen. Business Standard giver desuden de installerede Office-programmer på computeren. Business Premium indeholder det samme som Standard plus en række sikkerhedsfunktioner, fx Intune til styring af enheder og udvidede adgangsregler.
En medarbejder på lageret, der primært læser mail og bruger Teams på telefonen, har måske ikke brug for det samme som en på kontoret. Husk dog at tænke sikkerheden med. Hvis alle skal være omfattet af de samme sikkerhedsregler, kan det tale for at give flere Premium.
Gør gennemgangen til en fast opgave, fx hvert halve år. Så er overblikket aldrig langt væk.
Vi hjælper gerne med at gennemgå jeres licenser og finde en fordeling, der passer til jeres medarbejdere og jeres krav til sikkerhed.
