IT-dokumentation: det, I mangler, når nøglepersonen går
God IT-dokumentation samler koder, netværk, licenser og aftaler ét sted. Uden den kan en opsigelse eller sygemelding hurtigt blive et dyrt problem.
IT-dokumentation er en samlet oversigt over, hvordan jeres IT hænger sammen, og hvordan man får adgang til den. Den gør jer uafhængige af én bestemt person. Mangler den, kan en enkelt opsigelse eller sygemelding låse dele af virksomheden.
Hvad skal dokumentationen indeholde?
Start med adgangskoderne. De hører hjemme i en sikker password-boks, altså et krypteret program, hvor flere betroede personer kan få adgang, og hvor det fremgår, hvem der har set hvad. De hører ikke hjemme i et regneark eller på en seddel under tastaturet.
Dernæst et netværksdiagram. Det er en enkel tegning af, hvordan internetforbindelse, router, firewall, switche, trådløse access points og printere hænger sammen. Den behøver ikke være pæn, men den skal være opdateret.
Lav også en liste over licenser og abonnementer med antal, fornyelsesdato og hvem der betaler. Tilføj jeres leverandører med kontaktoplysninger og kundenumre, og saml kontrakterne, så I kan se opsigelsesvarsler og serviceaftaler.
Når nøglepersonen pludselig er væk
I mange mindre virksomheder er der én person, som bare ved det hele. Det fungerer, indtil personen går på pension, skifter job eller bliver syg. Så opdager man måske, at ingen kender koden til domænet, at firewallen er sat op med en privat mailadresse, eller at hjemmesiden ligger hos en udbyder, ingen har hørt om.
Konsekvensen er sjældent en katastrofe på dag ét. Men det koster tid, ventetid hos leverandører og i værste fald nedetid, mens man prøver at få adgang tilbage. Nogle ting, som et domæne eller en administratorkonto i skyen, kan være svære at få tilbage, hvis I ikke kan dokumentere, at de er jeres.
Hold dokumentationen levende
Dokumentation er kun nyttig, hvis den er opdateret. Gør det til en fast vane at rette den, når I køber noget nyt, skifter leverandør eller ansætter og siger farvel til medarbejdere. Gennemgå den samlet en gang om året. Sørg for, at mindst to personer ved, hvor den ligger, og hvordan man kommer ind.
Hos IT NOR hjælper vi gerne med at samle dokumentationen, hvis den er spredt eller mangler. Vi kan gennemgå, hvad I har i dag, og foreslå en enkel struktur, som I selv kan holde ved lige.
