Skift IT-leverandør roligt og uden løse ender
Et skift af IT-leverandør går roligt, når I først sikrer administratoradgang og dokumentation, kender opsigelsesvarslet og planlægger en overlapsperiode.
Et roligt skift af IT-leverandør handler om forberedelse. Sørg først for, at I selv har administratoradgang og dokumentation, og opsig derefter aftalen med det rette varsel. Læg en periode ind, hvor den gamle og den nye leverandør overlapper.
Før I opsiger
Læs jeres kontrakt og find opsigelsesvarslet. Tjek også, om der er bindingsperioder på licenser, leasing af hardware eller telefoni, som kan følge deres egne regler.
Kontrollér derefter, at virksomheden selv ejer og har adgang til de vigtige ting. Det gælder den øverste administratorkonto i Microsoft 365, domænet og DNS, altså den opsætning der styrer, hvor mail og hjemmeside peger hen, samt firewall, backup og eventuelle servere. Står noget registreret i leverandørens navn, så få det flyttet over til jer.
Bed om den dokumentation, leverandøren har om jeres IT. De fleste leverandører samarbejder fint, når man spørger pænt og i god tid.
Overlapsperioden
Forsøg at lade de to aftaler overlappe i nogle uger. I den periode kan den nye leverandør få overblik, mens den gamle stadig kan svare på spørgsmål. Aftal tydeligt, hvem der har ansvaret for support fra hvilken dato, så medarbejderne ved, hvem de skal ringe til.
Når overdragelsen er færdig, skifter I adgangskoder på administratorkonti. Fjern også den gamle leverandørs fjernadgang og eventuelle partneradgange i Microsoft 365, så kun dem, der skal have adgang, har det.
Hvad den nye leverandør bør spørge om
En god ny leverandør stiller mange spørgsmål i starten. Hvilke systemer bruger I, og hvem ejer dem? Hvordan tages der backup, og hvornår er det sidst testet, at data kan hentes tilbage? Hvilke medarbejdere har særlige behov eller adgange? Er der kendte problemer, som I har levet med længe?
Hvis den nye leverandør ikke spørger, så fortæl det alligevel. Jo mere den nye leverandør ved fra start, jo færre overraskelser bliver der undervejs. Skriv gerne svarene ned, så de bliver en del af jeres dokumentation.
Hvis I overvejer at skifte til IT NOR, tager vi gerne en uforpligtende snak om, hvordan overgangen kan planlægges, så hverdagen kører videre imens.
