Når en medarbejder stopper: tjekliste til IT-offboarding
En fast tjekliste sikrer, at konti lukkes, filer overdrages og udstyr kommer retur, når en medarbejder stopper. Sådan gør I det trygt og uden huller.
Når en medarbejder stopper, skal adgangen lukkes, data overdrages og udstyret leveres tilbage. Det sker bedst efter en fast tjekliste, så intet bliver glemt. Planlæg det i god tid før den sidste arbejdsdag, ikke bagefter.
Konti og adgang
Spær brugerens konto, når den sidste arbejdsdag er slut, eller med det samme ved en pludselig fratrædelse. Nulstil adgangskoden og log brugeren ud af alle sessioner, så telefoner og bærbare ikke bliver ved med at være logget ind. Fjern også registrerede MFA-enheder, altså de telefoner eller apps, der bruges som ekstra godkendelse ved login.
Glem ikke systemer uden for Microsoft 365. Det kan være økonomisystem, CRM, webshop, netbank, sociale medier og leverandørportaler. Her er jeres IT-dokumentation guld værd, fordi den viser, hvor medarbejderen havde adgang.
Mail og filer
Postkassen bør sjældent bare slettes. I Microsoft 365 kan den konverteres til en delt postkasse, så en kollega kan følge op på kunder og leverandører. En delt postkasse kræver som udgangspunkt ikke sin egen licens. Sæt et automatisk svar op, der fortæller, hvem man i stedet skal kontakte.
Filer i medarbejderens OneDrive skal flyttes til et fælles sted, typisk SharePoint eller Teams, før kontoen fjernes. Ellers risikerer I at miste dem, når kontoen slettes. Aftal med lederen, hvad der skal gemmes, og hvad der kan slettes, også med tanke på GDPR.
Udstyr og fælles koder
Indsaml bærbar, telefon, skærme, nøglebrikker og adgangskort. Før en computer eller telefon gives videre til en ny medarbejder, bør den nulstilles, så den er helt ren.
Skift de koder, som flere kender. Det gælder typisk Wi-Fi til medarbejdere, alarmkoden, fælles logins og koder til delte konti. Det kan føles overdrevet, når afskeden er god, men det er en fast rutine og ikke et udtryk for mistillid.
Til sidst fjerner I de licenser, som ikke længere bruges, eller giver dem videre til en ny kollega. Så betaler I ikke for en tom stol.
Hos IT NOR hjælper vi gerne med offboarding, så det sker på samme måde hver gang. Vi kan også lave en tjekliste, der passer til netop jeres systemer.
